От тщательности подготовки напрямую зависит успех презентации. Делимся важными правилами и секретами создания сильных презентаций, разбираемся с самыми частыми ошибками и учимся их обходить.
Первое, что нужно сделать, когда вы садитесь делать презентацию — закрыть PowerPoint, Keynote или другую программу, в которой вы обычно работаете.
Вместо этого возьмите подручные инструменты, которые вам удобны — стикеры, флипчарт с маркером, лист A4 ручкой или даже салфетки на манер Есенина и Мусоргского. Если вы человек цифры, то откройте текстовой редактор.
Теперь самое время вообразить золотое сечение:
Это уникальный принцип, который объясняет высшее проявление структурного и функционального совершенства в любой сфере нашей жизни — живописи, литературе, природе, науке, технике и т. д. Этот же принцип помогает идеально подготовиться к созданию презентации.
Следование золотому сечению заключается в ответах на пять главных вопросов
1. Итак, начинаем с истока сечения и задаем себе самый первый и самый важный вопрос: ЗАЧЕМ?
На картинке золотого сечения видно, что в этом вопросе два одинаковых измерения, то есть два одинаково важных «зачем».
Первое ЗАЧЕМ
ЗАЧЕМ мне делать презентацию (какая цель)?
Весьма каверзный вопрос. Сразу скажем, что, если ответ на него так и не находится, то лучше не делать эту презентацию вовсе. В целом, задача этого вопроса — навести ясность в мыслях. К примеру, хочу продать новый продукт или получить инвестирование на реализацию проекта, или занять новую нишу на рынке, или изменить бизнес-процессы в своей компании.
В ТЗ PowerLexis, которое мы даем клиентам перед созданием презентации, есть вопрос, который нам очень нравится: если бы у вас было всего 30 секунд на презентацию, что бы вы сказали? Да, именно, 30 секунд из известной Elevator Pitch, так называемой «презентации в лифте». Это отличный прием, потому что, когда вы способны лаконично сформулировать цель и суть презентации, тогда у вас постепенно начинает складываться и ее структура.
Второе ЗАЧЕМ
После того, как пришло осознание, чего хочется от презентации, нужно ответить на вопрос: ЗАЧЕМ аудитории моя презентация? Чтобы ответить на этот вопрос, нужно составить портрет целевой аудитории.
2. Самое время задаться вопросом: КТО?
Кто эти люди, для которых вы готовите презентацию? Какого они возраста? Каковы их ценности, уровень экспертности, бэкграунд, убеждения? Чем больше знаем о своей аудитории, тем проще понять, какой должна стать презентация. Какие аргументы нужно привести, какие примеры использовать, какими словами убеждать.
Если аудитория состоит из технических специалистов, которые глубоко погружены в вопрос, то можно спокойно применять специфическую терминологию, использовать сложные схемы, графики и т. д. Если аудитория чуть ли не впервые слышит об этой теме, то неплохо бы дать начальные знания и погрузить простыми словами в эту историю, показав, почему она с ними связана.
Когда человек видит в материале свою боль, свою проблему или напротив какую-то новую возможность для себя, он совершенно иначе слушает и воспринимает.
3. Пришло время ответить на вопрос: ЧТО?
А что именно планирую сказать? Каким образом выстроить логику подачи? Какими фактами лучше оперировать? На чье мнение полагаться (именитые ученые/эксперты/исследовательские компании — кто является авторитетом для конкретно этой аудитории)? Что для нее важно и что в презентации затронет их лично? Сколько нужно тематических разделов? Какие выводы должна будет сделать аудитория после каждого из них?
Именно на этом этапе стоит сформулировать идею каждого будущего слайда. Вот тут-то особенно пригодятся стикеры или любые листы. Ведь большинство людей визуалы, и когда записаны идеи, а может даже и ключевые заголовки будущих слайдов, пазл начинает складываться намного быстрее. Еще в этот момент часто приходит в голову, что надо какие-то моменты поменять местами, проясняется, каких материалов и в каком месте не хватает, а где, возможно, информации слишком много.
В идеале выстроенная таким образом структура должна превратиться в логичную историю: выводы одного раздела естественным образом начинают приводить к следующему разделу и т. д. Можно использовать любой принцип структурирования информации и любой тип ее изложения (сторителлинг, сторифилинг, традиционное изложение, wow-эффекты). Главное, чтобы аудитория легко следовала за мыслью презентующего.
4. После того, как разогнались и разложили всё по полочкам, выходим на большую дугу нашего золотого сечения. И тут не самый ожидаемый вопрос, но всё же: ГДЕ?
Где аудитория увидит презентацию? Здесь нужно четко представить ситуацию использования своей презентации. Это будет огромный зал на конференции? Или переговорка на 5 человек? Будет ли презентация сопровождаться голосом или планируется просто рассылка по почте? В каком формате презентация должна быть подготовлена? 4:3 (почти квадрат) или 16:9 (прямоугольник)? Универсальный для большинства устройств, А4 или вообще какой-то нестандартный формат? С помощью чего презентация будет транслироваться? Не все проекторы позволяют передать цвета так же, как хороший монитор. Могут возникнуть непредвиденные проблемы с контрастностью.
От ответа на эти вопросы будут зависеть многие параметры презентации: и количество контента оптимальное для каждого слайда, и подробность изложения информации, и цвета, и уместность анимации, и размер шрифта, и возможность использования нестандартных шрифтов. Прояснение этих технических аспектов поможет создать самому себе ТЗ и в конечном итоге обрести благосклонность аудитории.
5. И, наконец, кульминация — последний вопрос и последний пункт подготовки: КАК?
Как именно презентовать свои идеи? Уже известны цель презентации, аудитория, и зачем это ей слушать. Готова структура, и даже подобран материал для каждого раздела. На данном этапе информация, скорее всего, будет представлять собой разрозненные файлы — графики и таблицы в Excel, тексты в Word, разные заметки и т. д.
Теперь остановитесь и задумайтесь: как лучше визуализировать эти идеи? К примеру, а точно ли нужен этот график на 28 периодов? Или достаточно показать две цифры — падение и пик? Надо ли использовать круговую диаграмму, чтобы показать, что во время пандемии на удаленку перешли 80% компаний в России? Или здесь можно оставить просто крупную цифру? Если нужно вызвать эмоцию у зрителя, какое говорящее изображение подобрать?
Для поиска изображений есть множество бесплатных стоков (Pixabay, Pexels, Unsplash, Stockvault и др.) По поводу схем для презентаций — есть такой хороший совет:
Если вы не можете нарисовать эту схему руками (карандашом, ручкой, цифрой) — не ставьте ее в презентацию.
Конечно, если речь идет не о презентации какой-то технологической схемы для узких экспертов. Задумайтесь, что именно хочется сказать каждым графиком, рисунком, схемой и т. д. Помогите аудитории считать эту мысль со слайда сразу.
Если это презентация для рассылки — сформулируйте ключевой заголовок. Изложите главные аргументы. Если речь о выступлении с презентацией, можно вообще минимизировать текст на слайде и речью сопровождать яркие образы на экране с акцентами на нужных цифрах или других деталях.
И еще один важный аспект: проанализировав всё, о чем говорилось выше, подумайте, может что-то стоит вынести в дополнительные слайды, которые покажете лишь по запросу?
Наконец, барабанная дробь — вот теперь смело открывайте PowerPoint, Keynote и т. д. Выбирайте подходящий шаблон (корпоративный/свой собственный/из просторов Интернета) и начинайте переносить на слайды все то, что было создано на этапе подготовки.