Когда в последний раз в вашей организации проходило отличное совещание?
Как правило, этот вопрос заставляет серьезно напрячь память и надолго задуматься. Бывает так, что очень сложно вспомнить, когда организация провела просто хорошее совещание, не говоря уже об отличном.
Тем не менее, если мысленно воспроизвести весь год, то окажется, что зачастую для проведения совещания привлекался сторонний эксперт. Этот эксперт обычно является профессиональным фасилитатором или специалистом из другой сферы консалтинга (например, фандрайзинг, разработка идеи продукта или управление персоналом) с серьезным дополнительным опытом в области фасилитации групп. И, неизбежно, групповое обсуждение, которое человек вспоминает как исключительно хорошо проведенное, также было исключительно важным. Это может быть ежегодное выездное совещание или сессия стратегического планирования. Складывается ощущение, что организации считают, что им нужно эффективно провести только несколько собраний в течение года, а остальные по остаточному принципу.
Волшебные навыки проведения совещаний от профессиональных фасилитаторов
Тот, кто провел это первоклассное совещание, вероятно, имеет многолетний опыт фасилитации, много козырей в рукаве и, скорее всего, провел множество часов, готовясь к совещанию за кулисами. (Секрет проведения отличного совещания часто заключается в невидимом для остальных времени, которое тратится до начала группового обсуждения). Может показаться, что это волшебный фокус: кто-то вбегает, вытаскивает кролика из шляпы за несколько часов превосходной фасилитации групповой работы, а затем растворяется в облаке! Когда дым рассеивается, группа с удовольствием вспоминает этот трюк, но не обладает навыками, чтобы это волшебство повторить, когда возникнет такая необходимость.
Конечно, фасилитаторы и консультанты приходят для выполнения конкретных, целенаправленных задач. Их миссия заключается в том, чтобы довести проект до логического конца. Для этого они приносят с собой специальные шаблоны, стикеры, фасилитационные доски и флипчарты, инструменты и технологии для совместной работы, мозговых штурмов, методы для достижения консенсуса и тому подобное. Это похоже на наводнение, когда организация проводит однодневное или двухдневное отличное, плодотворное совещание, а затем возвращается к сухим, непродуктивным групповым дискуссиям, которые заполоняют весь оставшийся год.
Обычно эта модель является идеальным метафорическим примером того, как кто-нибудь дает кому-то рыбу, обеспечивая едой на день, а не учит, как обеспечить едой в долгосрочной перспективе.
Усвоение навыков проведения ежедневных совещаний
Эта дилемма, конечно же, характерна в целом для консалтинга. Консультантов, как правило, привлекают для решения проблем, а не для того, чтобы научить других решать их самостоятельно; это разные подходы. Если организация не обладает определенным опытом или набором навыков, то имеет смысл пригласить эксперта. Существует огромное разнообразие консультантов, которые нужны организациям время от времени, но в то же самое время проведение эффективных совещаний — это то, что должно быть в компании на постоянной основе.
Да, бесспорно, есть определенные критически важные совещания, которые требуют привлечения внешних экспертов-фасилитаторов. Но гораздо большим спросом пользуются навыки внутренней фасилитации для повышения продуктивности ежедневных командных встреч в организациях.
В самом деле, фасилитация не должна рассматриваться как «всё или ничего»; она не должна быть бинарной, когда в организации есть одно или два хорошо проведенных совещания в год, а остальные проводятся неумело. Вместо этого подумайте, какой была бы ваша организация, если бы все групповые обсуждения были хотя бы немного лучше из-за того, что ваши сотрудники сами обладают большим опытом фасилитации. Что если бы каждый менеджер владел хотя бы некоторыми из волшебных приемов и техник, которыми владеет внешний фасилитатор? Что, если бы даже небольшое обучение фасилитации означало, что все ваши собрания стали в два раза лучше? Зная, что большинство менеджеров не обучались фасилитации групповых обсуждений, добиться значительных успехов на этом поприще не является большой проблемой.
Поэтому, во что бы то ни стало, пригласите внешнего эксперта, обладающего полным набором навыков, чтобы провести важное совещание по стратегическому планированию, сессию по разработке видения или выездное совещание руководителей. Однако, в то же самое время, подумайте о том, что происходит в сотни других дней в году. Чтобы разобраться с этим, спросите фасилитатора или консультанта, который проводит вашу стратегическую сессию, может ли он или она поделиться несколькими советами, приемами и техниками, которые помогут компании в те дни, когда в аудитории нет эксперта по выстраиванию процесса групповой работы. Обучение навыкам проведения совещаний в дополнение к профессиональной фасилитации означает, что у организации больше шансов воплотить в жизнь результаты этого редкого продуктивного совещания. И, конечно же, никогда не помешает побольше владеть магией проведения совещаний в вашей организации.
Перевод статьи Forbes.: Can You Have Great Meetings Without A Professional Facilitator?
Автор статьи — Ли Гимпель, обозреватель рубрики «Стратегия лидерства», эксперт по фасилитации, конференциям и совещаниям