В бизнес-сообществе все чаще звучат слова «фасилитация» и «фасилитатор». Что же такое «фасилитация», и кто такой «фасилитатор»? Как они могут помочь руководителям повысить эффективность групповых дискуссий? Как оценить результат групповой работы? И какими методами руководителям можно воспользоваться уже сегодня?
Что такое фасилитация? Кто такой фасилитатор?
Фасилитацией в наше время обозначают профессиональную организацию процесса командной работы, направленную на обсуждение, прояснение и достижение группой поставленных целей. Процесс обсуждения при этом выстраивается таким образом, чтобы участники в каждый момент времени были максимально вовлечены и понимали, что тот результат, к которому они придут, позволит продвинуть общее дело вперед. Получается, что команда совместно вырабатывает решения и переходит к их реализации.
Сделать результат групповой работы максимально эффективным помогают одновременно две составляющие: участие в обсуждении обладающих экспертизой сотрудников и грамотная организация самого процесса обсуждения. За второй пункт как раз и отвечает фасилитатор.
Участие фасилитатора в выстраивании обсуждения крайне необходимо, так как зачастую, когда нет человека, помогающего выстроить процесс, в командах экстраверты доминируют над интровертами, люди с быстрым мышлением слишком давят на остальных, не все готовы высказываться при руководителях. Процесс затягивается, воцаряется хаос. В результате, даже если решение приняли, часто оно разделяется не всеми участниками, и поэтому его неохотно реализуют.
Одна из задач фасилитатора — выстроить процесс обсуждения таким образом, чтобы все участники имели возможность высказать свое мнение, поняли, кто что имел ввиду на самом деле, совместно пришли к единому и разделяемому всеми решению.
Довольно частая некорректная ситуация — заказчик планирует использовать фасилитацию для того, чтобы подвести участников к конкретному плану или идее, которые ему нравятся. Если прямо сказать об этом сотрудникам, они могут воспринять план или идею как навязывание и воспротивиться этому. Поэтому для реализации задуманного заказчик просит помочь фасилитатора. Здесь начинается самое интересное. Ведь профессиональный фасилитатор на подобное никогда не пойдет, так как это уже не фасилитация, а манипуляция или фасипуляция. А такой подход противоречит этике фасилитатора, поскольку фасилитация — это про организацию процесса совместного поиска и совместного выбора, а не про то, как подвести участников к «правильному» ответу руководителя.
Что касается организации фасилитатором процесса групповой работы, то делать это можно по-разному: можно просто готовить дома, а можно быть признанным шеф-поваром. Так и с фасилитацией.
Лучше всего профессионализм фасилитатора раскрывают компетенции и этика, разработанные Международной ассоциацией фасилитаторов. Профессиональный фасилитатор обязан знать множество разнообразных методов работы с группой и уметь с группой работать. Проводить фасилитацию он может только в том случае, если заказчик понимает, зачем ему нужна сессия и какова ее цель. Фасилитатор должен применять такие методы и задавать такие вопросы, чтобы обсуждения были глубокими, и участники докапывались до сути. При этом он не имеет право влезать в контент обсуждения, высказывать свое мнение или предлагать идеи по содержанию, фасилитатор беспристрастен и нейтрален. Он всегда работает с группой (пусть это будет даже 2 человека), а не с личностью, и ориентирован на решение конкретной бизнес-задачи, которую может решить именно группа.
Фасилитатор-руководитель?
Очень распространенный вопрос:
Может ли руководитель сам проводить фасилитацию со своими сотрудниками?
Эксперты по фасилитации PowerLexis считают, что это возможно, но рекомендуют прибегать к такому варианту только в определенных случаях.
И вот почему — дело в том, что в идеале фасилитатор должен уделять максимальное внимание процессу проведения сессии и быть нейтральным по отношению к контенту обсуждения. С участниками всё наоборот: в идеале они должны быть максимально погружены в контент обсуждения и не вмешиваться в процесс проведения сессии. Если каждый будет выполнять свою роль и делать это профессионально, результат сессии получится максимально качественным.
В случае, когда руководитель, например, обладает развитыми навыками фасилитатора, то на время сессии он будет стараться быть нейтральным по отношению к обсуждаемым вопросам, и тогда группа потеряет сильного эксперта, который мог бы привнести крайне полезный контент.
Еще одна проблема, которая может возникнуть в такой ситуации, — руководитель/фасилитатор не сможет быть беспристрастным и безэмоциональным к обсуждению группы, особенно если будет с чем-то не согласен, и тогда эффективность командной работы серьезно снижается.
Проводить сессию самостоятельно эксперты рекомендуют тем руководителям, которые смогут четко разделить 2, а иногда 3 роли во время сессии:
- Классический фасилитатор: управляет процессом.
- Эксперт/участник сессии: участвует в сессии наравне со всеми.
- Руководитель: уполномочен применять право вето или, наоборот, взять на себя ответственность за то или иное решение (эту роль стоит вводить очень осторожно, так как участники могут почувствовать недоверие и перестать выкладываться на сессии).
Четко разделять роли — значит внимательно наблюдать за собой и развивать осознанность своих действий. Важно:
- До начала фасилитационной сессии рассказать участникам о своих ролях и об условных обозначениях. Например, «когда на мне белая шляпа — я фасилитатор. Когда зеле ная — я обычный участник наравне со всеми. Когда красная — я руководитель». Вместо шляп могут быть любые другие заметные предметы.
- Во время сессии четко удерживать позиции роли, которая соответствует выбранному предмету/цвету несмотря на то, что это бывает очень непросто. Участники сессии в каждый момент времени должны четко понимать, из какой роли с ними говорят.
Как подготовиться к групповой работе и оценить ее результат?
Для руководителей, которые решили самостоятельно проводить групповые дискуссии, эксперты PowerLexis подготовили несколько рекомендаций. Они позволят значительно повысить эффективность любых совещаний и групповых дискуссий.
3 главных вопроса для подготовки групповых дискуссий
Для любой групповой дискуссии важно очень четко сформулировать ответы как минимум на 3 вопроса:
- Какой вопрос обсуждаем?
- Какие рамки обсуждения?
- Какой образ результата хотим достичь?
При этом ответы нужно не просто сформулировать устно, а зафиксировать письменно. После нужно удостовериться, что все участники одинаково понимают суть этих ответов. На протяжении всей дискуссии каждый участник должен видеть ответы.
3 главных критерия для оценки результата групповой дискуссии
Если спросить руководителей, зачем они проводят совещания и другие групповые обсуждения, то большинство из них ответит: «для того, чтобы получить определенный результат». Но как оценить результат?
Критериев оценки групповой работы существует много, поскольку они зависят от разных факторов, в особенности от целей и задач сессии. Эксперты по фасилитации PowerLexis выделили топ-3 критерия:
- Удалось ли получить тот образ результата, о котором шла речь при обсуждении и планировании сессии? Крайне важно, чтобы фасилитатор вместе с заказчиком этот образ результата очень четко прописали на начальном этапе.
- Вовлечены ли в процесс групповых обсуждений и принятие решений большинство участников сессии? Этот критерий зависит одновременно и от фасилитатора, и от заказчика сессии (руководителя). Насколько заказчик смог показать ценность сессии для участников и насколько правильно смог оценить необходимость присутствия тех или иных сотрудников на сессии.
- Произошли ли изменения через 1−2 месяца после завершения сессии?Как бы это парадоксально не звучало, но сессия не заканчивается после сессии. Важно не только продуктивно провести 1−2−10−20 часов, но и сделать так, чтобы полученные результаты внедрялись после сессии. Этот критерий одновременно зависит от фасилитатора, заказчика и участников.
3 метода как сделать групповую работу эффективнее
В настоящее время существует огромное количество методов для групповой работы. Например, на сайте Международной ассоциации фасилитаторов IAF описано более 600 методов.
В этой статье остановимся на 3-х методах, которые в некоторой степени отвечают на 3 самых популярных вопроса, возникающих у руководителей при подготовке мероприятия:
- Как вовлечь аудиторию во время выступления спикера? — Метод ОРИП
- Как креативно подойти к поиску решений? — Инверсионный метод анализа
- Как оперативно принять решение? — Метод 5 пальцев
Вопрос 1. Вовлечение аудитории во время выступления спикера.
Метод ОРИП
Один из множества способов включения аудитории во время выступления спикеров — вопросы к аудитории.
Суть метода: до начала выступления спикера озвучить от 1 до 4 вопросов и попросить слушателей во время выступления фиксировать ответы.
Для этого можно использовать структуру из метода ОРИП:
- Объективный уровень: факты/данные (используем только органы чувств без включения сердца и головы). Пример: «Какую информацию вы услышали?»
- Рефлексивный уровень: эмоции/чувства/ощущения (отвечаем сердцем, не головой). Пример: «Какие идеи спикера у вас вызвали наиболее сильные эмоции?»
- Уровень интерпретации (отвечаем головой, не сердцем). Пример: «Что из сказанного спикером вам показалось наиболее актуальным?»
- Уровень решений/действий (принимаем решения и составляем план действий). Пример: «Какие советы спикера вы примените в течение недели после мероприятия?»
Сколько вопросов задавать и какие уровни вопросов задействовать зависит от многих параметров мероприятия: целей, задач, формата, аудитории и т.д.
Вопрос 2. Креативный подход к поиску решений.
Инверсионный метод анализа
Очень важно во время дискуссий выйти за пределы стандартного мышления и расширить количество и глубину идей.
Часто используемый вариант обсуждения чего-либо — просто задать прямой вопрос и начать высказывать идеи. Например:
- Как можно добиться того, чтобы женщины занимали больше лидерских позиций в обществе?
- Как можно прекратить автомобильные пробки в городах?
- Как можно зависимую от гаджетов молодежь приобщить к живому общению?
- Как можно сподвигнуть государственных должностных лиц работать эффективнее?
С одной стороны, воспользоваться таким вариантом проще и быстрее, но, с другой стороны, есть один большой минус — количество, широта и глубина идей могут быть ограничены.
4 шага для получения большего числа качественных идей:
- Формулируем нужный вопрос.
- Переворачиваем вопрос.
- Генерируем «вредные» советы.
- На основе «вредных» советов генерируем идеи для ответа на нужный вопрос, что и позволяет расширить восприятие.
К примеру, для 2-го шага приведем перевернутые варианты вопросов, зафиксированных выше:
- Как можно гарантировать, чтобы женщины не занимали лидерские позиции в обществе?
- Как можно создать хаос на дорогах?
- Как можно сделать так, чтобы гаджеты привели к ещё большей социальной изоляции молодежи?
Вопрос 3. Оперативное принятие решений.
Метод 5 пальцев
Достаточно типичная ситуация на совещании: кто-то озвучивает вопрос, и все начинают его обсуждать, обсуждать и обсуждать… И лишь спустя длительное время вопрос выносится на голосование, и решение, наконец, принимается.
Чтобы не тратить столько времени и принимать решения более оперативно, воспользуйтесь отличным для этого методом — «Метод 5 пальцев» от Майкла Вилкинсона, одного из авторитетнейших специалистов по фасилитации в мире.
Идея метода в том, что для принятия решений по многим вопросам обсуждение не требуется. Участники и так с ним согласны, просто им хочется поговорить.
Поэтому, сначала проводится голосование и только потом, если решение не принято, проводится обсуждение вопроса и прояснение спорных моментов. Затем еще раз голосование. Эта процедура может повторяться несколько раз.
Вы спросите, при чем тут пальцы. Это условное обозначение, с помощью которого участники совещаний выражают свое согласие или несогласие с обсуждаемым вопросом:
5 пальцев — полностью согласен
4 — согласен
3 — соглашусь с мнением группы
2 — не согласен
1 — сильно не согласен
В первом раунде решение принимается, если все участники подняли 4 или 5 пальцев. Во втором раунде, после некоторого обсуждения, — 5, 4 или 3 пальца. В третьем, после еще одного обсуждения, простым большинством голосов. Этот метод прекрасно работает и при онлайн-обсуждении (если нет видео, можно загрузить картинку с нужным количеством пальцев).